Corporate Privacy Policy (English)

Introduction

For the companies of the Renergia Group, personal data is a valuable asset and must be protected, adopting procedures and practices designed to ensure its protection. Transparency towards data subjects is therefore a primary objective, pursued through effective communication tools aimed at providing stakeholders with basic information on the processing of their data. This policy is therefore intended to provide data subjects with all the information required by current privacy regulations, as well as specific guarantees of reliability for stakeholders.

Each individual company within the Renergia Group acts as an independent data controller.

As provided for in Recitals 37 and 48 of the GDPR, personal data may be processed within the relevant corporate group for internal administrative purposes (legitimate interest of the Data Controller); The individual Group companies also appoint each other as Data Processors, sharing management and strategic guidelines, and considering the possible interoperability of professional figures across multiple Group companies.

This information notice may be used by any Group company to provide appropriate information to its stakeholders.

General Information

Data subjects (pursuant to Article 4, paragraph 1 of the GDPR) are informed of the following general information, applicable to all areas of data processing:


• All data is processed in compliance with applicable privacy regulations (EU Regulation 2016/679 and Legislative Decree 196/2003, as amended and supplemented by Legislative Decree 101/2018);


• All data is processed lawfully, fairly, and transparently with respect to the data subject, in compliance with the general principles set forth in Article 5 of the GDPR;


• Specific security measures are observed to prevent data loss, unlawful or incorrect use, and unauthorized access (GDPR, Article 32).

Data Controller

The independent Data Controller is each individual company within the Renergia Group (represented by its legal representative at the time). You can contact them for any privacyrelated inquiries or to exercise the rights listed below using the contact information on this website. All Group companies have appointed the same Data Protection Officer:

Name: Galli Data Service Srl; Email: dpo@gallidataservice.com.

Each Independent Data Controller is part of the Renergia Group; it is worth reiterating that the individual Group companies act as Independent Data Controllers. However, for certain activities, each individual Group company may also act as a data processor for the others.

Data Subject Rights

• Right to request access to and disclosure of personal data concerning you (Article 15 “Right of Access”)
• Right to obtain the rectification/integration of inaccurate or incomplete data (Article 16 “Right to Rectification”)
• Right to obtain, where there are justified reasons, the erasure of data (Article 17 “Right to Erasure”)
• Right to obtain restriction of processing (Article 18 “Right to Restriction”)
• Right to receive data concerning you in a structured format (Article 20 “Right to Portability”)
• Right to object to processing and automated decision-making processes, including profiling (Articles 21, 22)
• Right to withdraw previously given consent;
• Right to lodge a complaint with the Italian Data Protection Authority if the request is not received.

DATA PROCESSING RELATED TO RELATIONSHIPS WITH CUSTOMERS AND SUPPLIERS (current and potential)

Object of the processing

Each individual company of the Renergia Group processes personal identifying data of
customers/suppliers (for example, first name, last name, company name, personal/fiscal data, address, telephone number, email address, bank and payment details) and their operational contacts (first name, last name and contact details), acquired and used in the provision of the services provided.

Purpose and legal basis of the processing

The data is processed to:

• conclude contractual/professional relationships and provide related services;
• fulfill pre-contractual, contractual, and tax obligations arising from existing relationships, as well as manage the necessary communications related to them;
• fulfill obligations established by law, by a regulation, by EU legislation, or by an order of the Authority;
• exercise a legitimate interest as well as a right of the Data Controllers (for example: the right of defense in court, the protection of credit positions; ordinary internal operational, management, and accounting needs).
Failure to provide the The aforementioned data will make it impossible to establish a
relationship with the Data Controllers. Pursuant to Article 6, paragraphs b, c, and f, the aforementioned purposes constitute suitable legal bases for the lawfulness of processing. If processing is intended for other purposes (e.g., marketing communications, photo/video content production, etc.), specific consent will be requested from the data subjects.

Processing methods and retention period

Personal data is processed using the operations indicated in Article 4, paragraph 2, of the GDPR, specifically: collection, recording, organization, storage, consultation, processing, modification, selection, extraction, comparison, use, interconnection, blocking, communication, erasure, and destruction of data. Personal data is processed both on paper and electronically. Each Data Controller will process personal data for the time necessary to fulfill the purposes for which it was collected and related legal obligations (generally coinciding with the relationship with the data subject, without prejudice to extensions in relation to administrative documentation and data retention obligations). (business correspondence).

Scope of processing

The data is processed by internal subjects duly authorized and trained pursuant to Art. 29 of the
GDPR. You can also request the scope of disclosure of personal data, obtaining precise
information on any external subjects acting as independent data processors or controllers (e.g.,
consultants, technicians, banks, carriers, etc.). The data may be disclosed to any subsidiaries or
affiliates. The data is not subject to dissemination or transfer outside the EU (it may be transferred outside the EU only in compliance with the conditions set out in Chapter V of the GDPR, aimed at ensuring that the level of protection of data subjects is not compromised (Article 45 Transfers based on an adequacy decision, Article 46 Transfers subject to appropriate safeguards, Article 47 Binding corporate rules, Article 49 Specific derogations). The data is not subject to automated processes that produce significant consequences for the data subject.

Police update

Please note that the This policy may be subject to periodic revision, also in relation to applicable legislation and case law. In the event of significant changes, appropriate notice will be given on the website’s home page for an appropriate period of time. However, the interested party is encouraged to periodically consult this policy.

Privacy Policy Aziendali (Italiano)

Informazioni fornite ai sensi dell’Art.13 del Reg.UE 2016/679 (di seguito GDPR)

Premessa

Per le società del Gruppo Renergia i dati personali rappresentano un patrimonio di grande valore ed un bene da tutelare, adottando procedure e comportamenti atti a garantirne la salvaguardia. La trasparenza nei confronti degli interessati rappresenta pertanto un obiettivo primario, perseguito tramite strumenti di comunicazione efficaci e finalizzati a rendere disponibili agli interlocutori le informazioni di base sul trattamento dei loro dati. La presente informativa è pertanto finalizzata a fornire agli interessati tutti gli elementi previsti dalle vigenti normative in materia di privacy, nonché apposite garanzie di affidabilità agli stakeholders.

Ogni singola azienda facente parte del Gruppo Renergia agisce come Autonomo Titolare del trattamento.
Come previsto dai Considerando 37 e 48 del GDPR, i dati personali potranno essere trattati all’interno del gruppo imprenditoriale di riferimento, a fini amministrativi interni (interesse legittimo del Titolare); le singole società del Gruppo inoltre si nominano reciprocamente Responsabili Esterno del Trattamento, condividendo il management e le linee strategiche, e considerando la possibile interoperabilità di figure professionali a livello trasversale tra più società del Gruppo.

Il presente testo di informativa è utilizzabile indifferentemente da ogni società del Gruppo per fornire informativa idonea ai propri stakeholders.

Informazioni di carattere generale

Si informano gli interessati (ex Art.4, c.1 del GDPR) dei seguenti profili generali, validi per tutti gli ambiti del trattamento:

  • tutti i dati sono trattati in conformità alle vigenti normative in materia di privacy (Reg.UE 2016/679 e D.Lgs.196/2003, come modificato ed integrato da D.Lgs.101/2018);
  • tutti i dati sono trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti
    dell’interessato, nel rispetto dei principi generali previsti dall’Art.5 del GDPR;
  • specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti, o non corretti ed accessi non autorizzati (GDPR, Art.32).

Titolare del trattamento

Autonomo Titolare del Trattamento è ogni singola società facente parte del Gruppo Renergia (in persona del proprio legale rappresentante pro-tempore) contattabile per qualsiasi richiesta in materia di privacy o per esercitare i diritti in seguito elencati, ai recapiti presenti su questo sito web. Tutte le società del Gruppo hanno nominato un Responsabile della protezione dei dati:
Nome: Galli Data Service Srl;
Email: dpo@gallidataservice.com.

Ogni Autonomo Titolare è parte del Gruppo Renergia; giova ribadire che le singole società del Gruppo agiscono come Autonomi Titolari del Trattamento; Tuttavia, per alcune attività, ogni singola società del Gruppo può anche agire come responsabile esterno delle altre.

Diritti degli interessati

  • diritto di richiedere la presenza e l’accesso a dati personali che lo riguardano (Art.15 “Diritto di accesso”)
  • diritto di ottenere la rettifica/integrazione di dati inesatti o incompleti (Art.16 “Diritto di rettifica”)
  • diritto di ottenere, se sussistono giustificati motivi, la cancellazione dei dati (Art.17 “Diritto alla cancellazione”)
  • diritto di ottenere la limitazione del trattamento (Art.18 “Diritto alla limitazione”)
  • diritto di ricevere in formato strutturato i dati che lo riguardano (Art.20 “Diritto alla portabilità)
  • diritto di opporsi al trattamento ed a processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione (Art.21, 22)
  • diritto di revocare un consenso precedentemente prestato;
  • diritto di presentare, in caso di mancato riscontro, un reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati

TRATTAMENTO DATI CONNESSI AI RAPPORTI CON CLIENTI E FORNITORI (attuali e potenziali)

Oggetto del trattamento

Ogni singola società del Gruppo Renergia tratta dati personali identificativi di clienti / fornitori
(ad esempio, nome, cognome, ragione sociale, dati anagrafici/fiscali, indirizzo, telefono, e-mail,
riferimenti bancari e di pagamento) e di loro referenti operativi (nome cognome e dati di
contatto) acquisiti ed utilizzati nell’ambito dell’erogazione dei servizi forniti.

Finalità e base giuridica del trattamento

I dati sono trattati per:

  • concludere rapporti contrattuali/professionali ed erogare i connessi servizi;
  • adempiere agli obblighi precontrattuali, contrattuali e fiscali derivanti dai rapporti in essere, nonché gestire le necessarie comunicazioni ad essi connessi;
  • adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa
    comunitaria o da un ordine dell’Autorità;
  • esercitare un legittimo interesse nonché un diritto dei Titolari (ad esempio: il diritto di difesa in sede giudiziaria, la tutela delle posizioni creditorie; le ordinarie esigenze interne di tipo operativo, gestionale e contabile).

 

Il mancato conferimento dei suddetti dati renderà impossibile l’instaurazione del rapporto con i Titolari. Le suddette finalità rappresentano, ai sensi dell’Art.6, commi b,c,f, idonee basi giuridiche di liceità del trattamento. Qualora si intendesse effettuare trattamenti per finalità diverse (es: comunicazioni di marketing, produzione contenuti foto/video, ecc.) verrà richiesto un apposito consenso agli interessati.

Modalità del trattamento e tempo di conservazione

Il trattamento dei dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’Art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. I dati personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico. Ogni Titolare tratterà i dati personali per il tempo necessario per adempiere alle finalità per cui sono stati raccolti e relativi obblighi di legge (di
norma coincidenti con il rapporto con l’interessato, fatto salvo il prolungamento in riferimento agli obblighi di conservazione della documentazione amministrativa e della corrispondenza commerciale).

Ambito del trattamento

I dati sono trattati da soggetti interni regolarmente autorizzati ed istruiti ai sensi dell’Art.29 del GDPR. È possibile richiedere inoltre l’ambito di comunicazione dei dati personali, ottenendo precise indicazioni su eventuali soggetti esterni che operano in qualità di Responsabili o Titolari autonomi del trattamento (es: consulenti, tecnici, istituti bancari, trasportatori, ecc.). I dati possono essere oggetto di comunicazione ad eventuali società a vario titolo controllate/collegate. I dati non sono oggetto di diffusione o trasferimento extra-UE (potranno essere oggetto di trasferimento extra UE solo nel rispetto delle condizioni di cui al Capo V del GDPR, volte a garantire che il livello di protezione degli interessati non sia pregiudicato “Art.45 Trasferimento sulla base di una decisione di adeguatezza, Art.46 Trasferimento soggetto a garanzie adeguate, Art.47 Norme vincolanti di impresa, Art.49 Deroghe specifiche”). I dati non sono oggetto di processi automatizzati che producano significative conseguenze per l’interessato.

Aggiornamento delle policy

Si segnala che la presente informativa può essere oggetto di revisione periodica, anche in relazione alla normativa ed alla giurisprudenza di riferimento. In caso di variazioni significative verrà data, per un tempo congruo, opportuna evidenza in home-page del sito. Si invita comunque l’interessato a consultare periodicamente la presente policy